¿Qué efecto puede tener la
personalización en el acceso a documentos e información para el uso efectivo y la gestión del conocimiento dentro de una organización?
El
efecto que puede tener la personalización en el acceso a documentos e
información para el uso efectivo y la
gestión del conocimiento dentro de una organización, es un efecto nocivo para
la organización, toda vez que el poder
contar con información precisa y oportuna permite una mejora sustancial en los
procesos individuales y de equipos de
trabajo que facilita la identificación de mejoras y soluciones, no solo para el
cliente interno, sino para el cliente externo, quien percibe y valora la
oportunidad en las respuestas a sus requerimientos de productos y servicios.
Este proceso debe ser apoyado por la implementación de Tecnologías de
Información al alcance de todas las personas dentro de la organización. El acceso a la información debe tener una
directriz, pero debe estar al alcance de todos, no pueden existir “guardianes
de la información”.
2. ¿Qué tipo
de actividades deben disponerse para obtener
información de calidad requerida para efectuar un óptimo nivel de desempeño organizacional?
En primer lugar la organización debe contemplar
dentro de su estrategia la gestión del conocimiento como pilar fundamental de
su operación. Debe además disponer de
herramientas tecnológicas, que faciliten la clasificación y almacenamiento de
la información. Una vez este recurso este disponible, debe estar al alcance de
todos dentro de la empresa, y debe alimentarse, por lo cual es preciso que se
creen grupos de gestión del conocimiento a fin de identificar la información
valiosa, que debe ser documentada para la mejora de los procesos.
El conocimiento 1 es
un activo intangible, volátil y difícil de concretar y retener. En el mismo
artículo, Macintosh menciona que existen muchos problemas asociados con encontrar
los activos de conocimiento requeridos y luego ser capaz de utilizarlos de una
manera eficiente y con una relación costo-beneficio apropiada. Para manejar adecuadamente
las dificultades asociadas al manejo y administración del conocimiento, las
empresas necesitan:
-
Tener un
lenguaje uniforme y estandarizado a lo largo de la empresa, que asegure que el
conocimiento se entiende correctamente.
-
Ser capaz de
identificar, modelar y representar explícitamente su conocimiento.
-
Compartir y reutilizar su conocimiento entre
diferentes aplicaciones por varios tipos de usuarios. Esto implica ser capaz de
compartir las fuentes de conocimiento existentes y también las que haya en el
futuro.
1
http://www.sht.com.ar/archivo/Management/conocimiento.htm
3. ¿Cuáles
aspectos deben consolidarse para establecer relaciones entre las diversas áreas de la empresa: mercadeo, financiero, operaciones, RRHH, comunicación interna y el departamento o división de gestión del conocimiento?
La organización debe tener conciencia de la necesidad
de gestionar el conocimiento, actividad que no puede estar en cabeza de un
grupo de personas determinadas, y que nadie mas se interese por el tema, por lo
tanto debe existir cultura en tal sentido que, sea una responsabilidad de todos
contribuir por la conservación y transmisión del conocimiento.
Obviamente se debe acudir al apoyo de un sistema de
gestión, a la medida de la empresa, pues como pudimos observar en nuestros
casos de estudio, lo que le sirve a una organización, no necesariamente
funciona en otra.
4. ¿Qué impacto
deben generar las anteriores relaciones para consolidar una ventaja competitiva en
la organización?
La
organización al emprender un proceso de
implantación del gestión del conocimiento, debe generar confianza al
interior de cada uno de sus departamentos. Esto sumado a la sincronización de esfuerzos puede tener
impacto a todo nivel así:
-
mejora de la
comunicación entre todas las áreas
-
identificación
del papel de cada uno dentro del proceso
-
mejora en
tiempos de respuesta
-
motivación para generar aportes y contribuir a solucionar inquietudes de toda la
organización
-
oportunidad de
desarrollo para todo el personal
5. ¿Cuáles
son los requisitos en la estructura organizacional y los roles que se deben identificar para gestionar
nuevas relaciones entre empleados que imparten
conocimiento al interior la organización?
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